Nie musisz pamiętać wszystkich terminów z wniosku

Wniosek (ofertę), umowę dotacyjną, regulamin konkursu, budżet, harmonogram i aneksy. Obsługujemy PDF – także skany – oraz DOCX, ODT, XLSX i TXT, kilka plików naraz, do 300 MB łącznie. Im pełniejsze dokumenty, tym dokładniejszy plan: z wniosku pochodzą działania i rezultaty, z umowy – terminy sprawozdań i obowiązki.

Z każdym, który opisuje projekt w dokumentach. Aplikacja czyta treść, a nie konkretny formularz, więc poradzi sobie z ofertami w otwartych konkursach samorządów (np. Warszawy, Krakowa, Poznania), programami Narodowego Instytutu Wolności (NOWEFIO, PROO, Korpus Solidarności), PFRON, programami ministerstw, Erasmus+, Funduszami EOG i norweskimi, programami unijnymi oraz grantami fundacji.

Plan projektu: obszary działań z wniosku rozpisane na zadania z terminami i osobami, wskaźniki rezultatu zapisane w dokumentach, obowiązki wobec grantodawcy (sprawozdania, zgłaszanie zmian, archiwizacja, informowanie o dofinansowaniu) oraz listę spraw do wyjaśnienia. Osobno – z podręcznika wizualizacji – stronę oznaczenia projektu z logotypami i gotowymi tekstami.

Z opisu zespołu. Dodając osobę, wpisujesz jej funkcję i kilka słów o tym, czym się zajmuje – np. „prowadzi warsztaty, zna media społecznościowe”. AI przydziela zadania zgodnie z rolami, a Ty zmieniasz przydział jednym kliknięciem. Obszar może mieć osobę odpowiedzialną, która widzi zadania całego swojego zespołu.

Wybierasz jeden z trzech poziomów. Podstawowy obejmuje tylko działania z dokumentów, kamienie milowe i terminy, których nie wolno przegapić. Standardowy rozbija działania na najważniejsze zadania przygotowań, realizacji i rozliczenia – sprawdza się w większości projektów. Szczegółowy rozpisuje każde wystąpienie działań cyklicznych i dodaje praktyczne sugestie AI. Poziom możesz zmienić i ułożyć plan ponownie.

Tak, w każdej chwili: dodajesz i usuwasz zadania, zmieniasz terminy i osoby, dzielisz zadania na kroki. Osoby z zespołu widzą w swoich panelach zmiany w swoich zadaniach, a w zakładce „Historia zmian” widać, kto i kiedy co zmienił.

Wgrywasz aneks w zakładce „Dokumenty”. Plan się nie kasuje – AI porówna aneks z obecnym planem i zaproponuje konkretne zmiany: nowe terminy, nowe zadania, zadania do usunięcia. Każdą zmianę wprowadzasz osobno albo pomijasz, a zrobione zadania, osoby i wskaźniki zostają bez zmian.

Tak. Zakładka „Wykres Gantta” pokazuje cały projekt na osi czasu: obszary z postępem, zadania, dzisiejszą datę i to, co jest po terminie. Ten sam plan jest też w wersji listy – według obszarów albo według terminów.

Aplikacja wypisuje tylko wskaźniki zapisane w dokumentach – z wartością docelową i sposobem weryfikacji. Wskaźnik może być prosty (zrealizowany albo nie) albo z pozycjami, np. 10 warsztatów z linkiem do dokumentacji każdego. Osoby z zespołu uzupełniają je na bieżąco, więc przy sprawozdaniu wszystko jest w jednym miejscu.

Tak. Z umowy i regulaminu wypisuje obowiązki z terminami: sprawozdania częściowe i końcowe, zgłaszanie zmian, archiwizację dokumentów, informowanie o dofinansowaniu. Możesz dodać je do planu jako zadania z osobą odpowiedzialną i przypomnieniami.

To strona z materiałami do promocji zgodnymi z wytycznymi grantodawcy: logotypy w wersji kolorowej, monochromatycznej i kontrastowej – od razu w PNG, JPG i SVG – gotowe teksty o dofinansowaniu na stronę i do mediów społecznościowych oraz najważniejsze zasady. Jeśli AI dobierze zły plik, koordynator podmieni go własnym. Zespół widzi tę stronę w swoich panelach.

Tak – harmonogram, wskaźniki albo całość projektu w jednym pliku, do wydruku, dla zarządu albo jako załącznik dla grantodawcy.

Tak. Koordynator i każda osoba z zespołu mogą dodać swoje zadania do kalendarza Google, Outlooka albo Apple jako subskrypcję – terminy aktualizują się same, gdy zmienisz plan.

Tak. Wszystkie projekty organizacji są na jednym koncie, a osoba pracująca przy kilku projektach widzi swoje zadania w jednym panelu. Pakiety różnią się liczbą projektów prowadzonych jednocześnie – projekty zakończone i przeniesione do archiwum nie zajmują limitu.

Dostaje maila z listą swoich zadań i jednym linkiem. Link otwiera jej panel – na telefonie albo komputerze – z zadaniami na najbliższe dni, terminami i opisem, co trzeba zrobić. Zadanie odhacza jednym kliknięciem, także bezpośrednio z maila. Nie musi niczego instalować ani pamiętać haseł.

Osoba dostaje maila, gdy przydzielisz jej zadanie, a potem przypomnienia 7 dni i 1 dzień przed terminem, w dniu terminu i dzień po nim, jeśli zadanie nie jest zrobione. Każdy sam decyduje, które przypomnienia chce dostawać, a jeśli woli – dostaje krótkie podsumowanie raz w tygodniu.

Tak. W swoim panelu dodaje własne zadania i kroki, ustala terminy zadań do zaplanowania i prosi koordynatora o zmianę, gdy czegoś nie da się zrobić na czas. Osoba odpowiedzialna za obszar przydziela zadania swojemu zespołowi. Koordynator widzi każdą zmianę od razu.

Tak. Do zespołu dodajesz każdego, kto ma adres e-mail: pracowników, wolontariuszy, ekspertów i partnerów. Nie potrzebują konta, a płacisz za organizację – nie za liczbę osób.

Każda osoba ma osobisty link z długim, losowym kluczem, którego nie da się zgadnąć. Panele nie trafiają do wyszukiwarek, a osoba widzi tylko swoje zadania. Link wygasa 60 dni po zakończeniu projektu. Koordynator może włączyć jednorazowy kod z maila przy pierwszym wejściu z nowego urządzenia i jednym kliknięciem unieważnić link, a osoba dostanie nowy.

Bez limitu – w każdym pakiecie. Płacisz za organizację i liczbę projektów prowadzonych naraz, nie za osoby.

Tak. Właściciel konta zaprasza kolejnych koordynatorów – widzą wszystkie projekty organizacji i mogą je edytować, ale nie widzą rozliczeń. Jedna osoba może też koordynować projekty w kilku organizacjach i przełączać się między nimi.

Tak. W poniedziałek rano dostaje maila z tym, co zespół zrobił w minionym tygodniu, co jest po terminie i co czeka w bieżącym. Podsumowanie wyłączysz w ustawieniach konta.

Nie. Płacisz za organizację – cena zależy od liczby projektów prowadzonych naraz, a zespół jest bez limitu osób. W narzędziach takich jak Asana czy ClickUp płaci się za każde konto, więc przy większym zespole różnica sięga tysięcy złotych rocznie.

Kartą z automatycznym odnawianiem, jednorazowo przez PayU (BLIK, szybki przelew, karta) albo zwykłym przelewem na podstawie faktury pro forma. Przy płatności online konto działa od razu.

Tak. Po każdej wpłacie wystawiamy fakturę VAT w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF), więc trafia bezpośrednio do programu księgowego organizacji. Przed płatnością możesz pobrać fakturę pro forma.

Często tak – jako koszt obsługi lub koordynacji projektu – ale decydują zasady konkretnego grantodawcy i budżet projektu. Na fakturze jest jedna, neutralna pozycja, bez nazwy pakietu i liczby miesięcy.

Nie. Płacisz z góry za miesiąc albo rok i w każdej chwili wyłączasz odnawianie w zakładce Rozliczenia. Dostęp działa do końca opłaconego okresu.

Po terminie płatności czekamy jeszcze 3 dni, potem dostęp się wstrzymuje, a przypomnienia dla zespołu przestają wychodzić. Projekty przechowujemy przez 90 dni – po opłaceniu wszystko wraca. Przed usunięciem danych wyślemy ostrzeżenie.

Tak, w zakładce Rozliczenia – na większy albo mniejszy i z płatności miesięcznej na roczną. Nowe warunki obowiązują od kolejnego okresu.

Na serwerze polskiego dostawcy Cyber Folks. Kopie zapasowe bazy powstają co godzinę, a pełna kopia cztery razy na dobę trafia na osobny serwer w Unii Europejskiej. Połączenie jest szyfrowane, a hasła zabezpieczone.

Nie. Dokumenty analizuje model AI przez komercyjne API, na warunkach, które wykluczają używanie danych do trenowania modeli. Analiza służy wyłącznie przygotowaniu planu Twojego projektu.

Twoja organizacja – dla danych zespołu i dokumentów projektu. My przetwarzamy je na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych, którą akceptujesz przy zakładaniu konta. W opisach zadań nie wpisuj danych wrażliwych uczestników projektu.

Tak. Zakończony projekt przeniesiesz do archiwum (nie zajmuje wtedy limitu i możesz go przywrócić) albo usuniesz na stałe razem z dokumentami.

Tak – weryfikacją dwuetapową. Przy logowaniu z nowego urządzenia aplikacja wyśle kod na Twój adres e-mail.

Tak. Projektujemy ją zgodnie ze standardem WCAG 2.2 na poziomie AA: obsłużysz ją klawiaturą i czytnikiem ekranu, działa przy powiększeniu do 400%, w jasnym i ciemnym wyglądzie, a kontrast spełnia wymagania. Szczegóły i wyjątki (np. pliki PDF i dokumenty wgrywane przez użytkowników) są w deklaracji dostępności.

Tak. Panel osoby z zespołu jest zaprojektowany przede wszystkim na telefon, a panel koordynatora działa na telefonie, tablecie i komputerze. Nie trzeba niczego instalować.

Three Dots Agency – agencja marketingowa, która specjalizuje się w organizacjach pozarządowych. Twórcą aplikacji jest Michał Szymanderski-Pastryk, członek Rady Działalności Pożytku Publicznego, który od lat wspiera fundacje i stowarzyszenia w prowadzeniu projektów.

Napisz przez stronę kontaktu – odpowiadamy zwykle w ciągu jednego dnia roboczego. Chętnie pokażemy aplikację na Twoim projekcie albo porozmawiamy o pilotażu dla organizacji.