Na czas

Polityka prywatności serwisu Na czas

Wersja 1.0 z dnia 23 września 2026 r.

Ta polityka wyjaśnia, jakie dane osobowe przetwarzamy w związku z serwisem Na czas, w jakich celach, na jakiej podstawie i jakie prawa Ci przysługują. Realizuje obowiązek informacyjny z art. 13 i 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO).

1. Administrator danych

  1. Administratorem danych opisanych w punktach 3–6 jest Michał Szymanderski-Pastryk, NIP [NIP do uzupełnienia], adres: [adres do uzupełnienia] (dalej: „my”, „Usługodawca”).
  2. We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych możesz napisać na adres kontakt@projektnaczas.pl albo listownie na adres podany wyżej. Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych.

2. Dane w projektach – administratorem jest organizacja

  1. Dokumenty projektów, dane osób z zespołów projektów (imię, nazwisko, e-mail, funkcja, opis zadań) i inne dane wprowadzane do Serwisu przez organizacje korzystające z Na czas przetwarzamy w imieniu tych organizacji, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO).
  2. Administratorem tych danych jest organizacja, która prowadzi projekt. To ona decyduje, jakie dane wprowadza, komu przydziela zadania i jak długo przechowuje projekt. W sprawach tych danych – w tym aby skorzystać ze swoich praw – skontaktuj się z organizacją, która przekazała nam Twoje dane. Jeśli napiszesz do nas, przekażemy Twoje żądanie tej organizacji.
  3. Jeśli jesteś członkiem zespołu projektu, używamy Twojego adresu e-mail tylko po to, aby w imieniu organizacji wysyłać Ci zadania, przypomnienia i podsumowania. Częstotliwość tych wiadomości możesz zmienić w swoim panelu zadań.

3. Osoby odwiedzające stronę projektnaczas.pl

  1. Dane techniczne: adres IP, data i godzina, adres podstrony, typ przeglądarki i systemu – zapisywane automatycznie w dziennikach serwera. Cel: zapewnienie działania i bezpieczeństwa Serwisu, wykrywanie nadużyć. Podstawa: nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Dzienniki przechowujemy nie dłużej niż 90 dni, chyba że są potrzebne do wyjaśnienia incydentu.
  2. Statystyki odwiedzin: zapisujemy odwiedzone podstrony, stronę, z której przyszedłeś, parametry kampanii (utm) oraz anonimowy identyfikator odwiedzającego. Identyfikator jest skrótem kryptograficznym z adresu IP i przeglądarki, liczonym z codziennie zmienianym kluczem – nie przechowujemy w statystykach adresu IP i nie da się na ich podstawie rozpoznać Cię następnego dnia. Cel: wiedza o tym, jak korzystacie z Serwisu, i jego rozwój. Podstawa: prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Statystyki przechowujemy do 25 miesięcy.
  3. Na stronie nie używamy zewnętrznych narzędzi analitycznych, reklamowych ani wtyczek serwisów społecznościowych. Czcionki i skrypty ładujemy z naszego serwera.

4. Użytkownicy kont (koordynatorzy)

  1. Jakie dane: imię i nazwisko, adres e-mail, zaszyfrowane (haszowane) hasło, nazwa organizacji, rola w koncie, daty rejestracji, potwierdzenia adresu i logowań, zaakceptowane dokumenty, zgoda na informacje o nowościach.
  2. Dane o korzystaniu z aplikacji: jakie ekrany i funkcje są używane, kiedy i jak często, liczby projektów, zadań, wysłanych powiadomień i uruchomień funkcji AI, a także dzienniki techniczne i zdarzenia bezpieczeństwa (np. nieudane logowania).
  3. Cele i podstawy:
    1. założenie i prowadzenie konta, świadczenie usługi – wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), a jeśli działasz w imieniu organizacji – nasz prawnie uzasadniony interes w wykonaniu umowy z tą organizacją (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
    2. wiadomości związane z kontem i usługą (potwierdzenie adresu, reset hasła, zaproszenia, koniec okresu próbnego, rozliczenia, zmiany regulaminu) – jak w lit. a;
    3. bezpieczeństwo, zapobieganie nadużyciom, ograniczanie liczby prób logowania – prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
    4. analityka korzystania z aplikacji, rozwój funkcji, obsługa zgłoszeń – prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
    5. informacje o nowościach – Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), którą możesz w każdej chwili wycofać w ustawieniach konta albo mailowo;
    6. ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń – prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
  4. Jak długo: przez czas istnienia konta, a po jego usunięciu lub wygaśnięciu umowy – do 90 dni (możliwość przywrócenia konta), a w zakresie potrzebnym do obrony roszczeń – do upływu terminu ich przedawnienia. Dane o korzystaniu z aplikacji przechowujemy do 25 miesięcy, a potem usuwamy lub anonimizujemy.
  5. Podanie danych jest dobrowolne, ale bez adresu e-mail, imienia i nazwiska oraz nazwy organizacji nie można założyć konta.

5. Klienci – rozliczenia

  1. Jakie dane: nazwa organizacji, adres, NIP, adres e-mail do faktur, historia zamówień, pro form, faktur i płatności. Jeśli organizacją jest osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą – są to jej dane osobowe.
  2. Cele i podstawy: wystawianie pro form i faktur, przyjmowanie płatności, windykacja – wykonanie umowy i prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO); prowadzenie księgowości i przechowywanie dokumentów – obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z przepisami podatkowymi i o rachunkowości).
  3. Jak długo: przez 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku, a dłużej – jeżeli wymagają tego przepisy lub toczy się spór.

6. Korespondencja

Jeśli do nas piszesz, przetwarzamy Twoje dane (adres e-mail, imię i nazwisko, treść wiadomości), aby odpowiedzieć i obsłużyć sprawę – na podstawie prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Korespondencję przechowujemy przez czas potrzebny do jej obsługi, a następnie do upływu terminu przedawnienia ewentualnych roszczeń.

7. Moduł testowy

Moduł testowy działa na fikcyjnych danych. Po jego uruchomieniu tworzymy tymczasową kopię przykładowego projektu powiązaną z Twoją przeglądarką plikiem cookie sesji. Kopię usuwamy automatycznie po 24 godzinach. Nie wprowadzaj w module testowym prawdziwych danych osobowych.

8. Odbiorcy danych

  1. Korzystamy z usług podmiotów, które przetwarzają dane w naszym imieniu lub w imieniu organizacji korzystających z Serwisu:
    1. Cyber Folks S.A. z siedzibą w Poznaniu – serwer, na którym działa Serwis, i poczta e-mail;
    2. Anthropic PBC z siedzibą w San Francisco (USA) – model sztucznej inteligencji Claude używany do analizy dokumentów projektów. Anthropic otrzymuje treść dokumentów i danych projektu w zakresie potrzebnym do wykonania danej funkcji, przechowuje je przez ograniczony czas określony w swoich warunkach i nie wykorzystuje ich do trenowania modeli;
    3. IFIRMA S.A. z siedzibą we Wrocławiu – program do wystawiania faktur i prowadzenia księgowości;
    4. osoby i firmy świadczące nam usługi księgowe, prawne i informatyczne – w zakresie potrzebnym do tych usług.
  2. Płatności online obsługuje PayU S.A. z siedzibą w Poznaniu, która w zakresie danych o płatności jest odrębnym administratorem. Zasady przetwarzania danych przez PayU opisuje jej polityka prywatności.
  3. Dane możemy przekazać uprawnionym organom państwowym, jeżeli wymagają tego przepisy prawa.
  4. Nie sprzedajemy danych osobowych i nie udostępniamy ich w celach marketingowych innym podmiotom.

9. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Korzystanie z modelu AI dostarczanego przez Anthropic PBC oznacza przekazanie danych do Stanów Zjednoczonych. Odbywa się to na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (art. 45 RODO), jeżeli odbiorca jest nią objęty, albo standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c RODO). Kopię zabezpieczeń możesz otrzymać, pisząc na adres kontakt@projektnaczas.pl.

10. Twoje prawa

  1. Masz prawo do:
    1. dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii;
    2. sprostowania danych;
    3. usunięcia danych;
    4. ograniczenia przetwarzania;
    5. przenoszenia danych, które przetwarzamy na podstawie umowy lub zgody;
    6. sprzeciwu wobec przetwarzania na podstawie prawnie uzasadnionego interesu – z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją;
    7. wycofania zgody w dowolnym momencie – bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem.
  2. Aby skorzystać z tych praw, napisz na kontakt@projektnaczas.pl. Odpowiemy w ciągu miesiąca. Możemy poprosić o informacje potrzebne do potwierdzenia Twojej tożsamości.
  3. Masz prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), jeżeli uważasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z prawem.

11. Zautomatyzowane przetwarzanie

Funkcje AI przygotowują propozycje zadań, terminów i przypisania osób na podstawie dokumentów projektu. Są to podpowiedzi dla koordynatora, który je sprawdza i zatwierdza – nie podejmujemy wobec nikogo decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywołują skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływają na osobę (art. 22 RODO). Nie profilujemy użytkowników w celach marketingowych.

  1. Strona projektnaczas.pl nie zapisuje plików cookie.
  2. Aplikacja (logowanie, panel koordynatora, moduł testowy) używa jednego pliku cookie sesji „naczas”, niezbędnego do logowania i ochrony formularzy przed nadużyciami. Plik ten jest usuwany po wylogowaniu albo wygasa po 14 dniach. Do jego użycia nie jest potrzebna zgoda, bo jest niezbędny do świadczenia usługi, o którą prosisz.
  3. Możesz usunąć pliki cookie i dane stron w ustawieniach przeglądarki – wtedy zostaniesz wylogowany.

13. Bezpieczeństwo

Stosujemy szyfrowane połączenie (HTTPS), haszowanie haseł, ograniczanie liczby prób logowania, oddzielenie danych organizacji, ochronę formularzy przed nadużyciami, ograniczony dostęp do serwera i regularne kopie zapasowe. Linki do paneli członków zespołów są długimi, losowymi kluczami – nie przekazuj ich innym osobom.

14. Zmiany polityki

Politykę możemy zmieniać, w szczególności gdy zmienią się przepisy, funkcje Serwisu lub dostawcy. O istotnych zmianach poinformujemy użytkowników kont mailem lub w Serwisie. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod adresem projektnaczas.pl/polityka-prywatnosci.